شرح وظايف تدارکات

شرح وظايف تدارکات

شرح وظايف اداره تداركات در يك نگاه


تداركات مسئول اصلي خريد تجهيزات، كالا و خدمات براي دانشگاه مي باشد. كارپردازان همواره درتلاشهستند تا با مقايسه قيمت ها و كيفيت كالاها و خدمات،مناسب ترين، بهترين و ارزشمند ترين سفارش خريدرا را براي دانشگاه انجام دهند.


مديريت خريد و تداركات يكي از فعاليت هاي اصلي و ستادي هر سازمان در جهت رسيدن به اهدافش مي باشد و تمامي امور مرتبط با خريد كالا و خدمات مورد نياز براي انجام تمامي فرايندها را در بر مي گيرد. واحد خريد و تداركات با تمامي بخش هاي دانشگاه در ارتباط است و به نوعي ارتباط دانشگاه با تامين كنندگان خارجي را برقرار مي سازد. مدير خريد و تداركات به وسيله فرم درخواست كالا، ازنيازهاي مختلف آنها به كالا و تجهيزات و يا خدمات، آگاهي مي يابد. سپس با جستجو در بازار و شناسايي تامين كنندگان موجود،بهترين آنها از نظر قيمت و كيفيت محصولات را، انتخاب مي كند. در برخي مواردو به منظور ايجاد محيط رقابتي استفاده از استراتژي قدرت چانه زني خريداران ودرراستاي قوانين وآيين نامه هاي مالي اداره تداركات براي انتخاب تامين كننده مورد نظر مناقصه، مزايده و يا استعلام، برگزار مي نمايد. مسئول پيگيري و اجراي كليه امور آن بر عهده رييس اداره تداركات ومجموعه كارپردازان اين اداره مي باشد.البته امروزه با توجه متنوع شدن تامين كنندگان، شيوه هاي مختلف تامين كالا و خدمات و نوسان قيمت ها، فرآيند خريد كالا، تجهيزات و خدمات بسيار پيچيده و وظيفه مدير خريد و تداركات سخت تر شده است. تا آنجا كه مباحثي مانند خريد و تداركات بهنگام و به موقع، در اين حوزه بسيار مطرح و پر اهميت هستند.

مهمترين وظايف اداره تداركات بطور خلاصه عبارت است از:
 
-انجام وظايف مربوط به دبير كميسيون معاملات و كميسيون مناقصه همچنين تشكيل جلسه هاي مربوط به افتتاح استعلام مناقصه ها و مزايده ها.
-نظارت و اجراي قانون برگزاري مناقصات و ساير قوانين و مقررات حاكم برمعــاملات در كليه واحدها، دانشكده ها و معاونت هاي دانشگاه.
-گردآوري آمارواطلاعات و گزارشات تخصصي پيرامون كليه فعاليت هاي تداركاتي ،تجــزيه و تحليل آن و ارائه گزارشات تحليلي و آماري.
-برنامه ريزي و اقدام نسبت به توزيع كالاها و اموال خريداري شده موجود در انباربراساس خريدهاي صورت گرفته واحدها و دانشكده ها.
-ثبت اطلاعات برگزاري مناقصه ها و مزايده ها در پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصه ها.
-برنامه ريزي و انجام انبارگرداني پايان سال و ارائه گزارشات مربوط به نتايج حاصله.
-انجام امور گمركي و بيمه و ترخيص كالاهاي خريداري شده از خارج كشور.
-انجام كليه امور تشريفات خريدها اعم ازخريدهاي داخلي و خارجي.
-انجام كليه امور تشريفات مناقصه ها و مزايده هاي دانشگاه.
-تهيه و تنظيم قراردادهاي مربوط به خريد وانجام خدمات.
  
 
برنامه ريزي و انجام اقدامات لازم درجهت تامين كالاهاي مصرفي و اموال مورد نياز دانشگاه
براساس بودجه مصوب و مجوزهاي صادره و آيين نامه ها و مقررات مربوط به معاملات.
ارائه ليست موجودي كــالا به واحدهاي خدمات دهنده براســاس زمانبندي معيّن به منظور
استفـاده و جلوگيري ازخريدهاي غيرضروري و رعايت استانداردهاي نگهداري كالا درانبار.
برنامه ريـزي وارائه پيشنهادات لازم درارتباط با نگهداري وتوسعه سيستم مكـانيزه تـداركات
ازطريق مطالعه سيــستم هاي پيشرفته علمـي در زمينه تداركات وجـمع آوري نقطه نظـرات و
پيشنهادات صاحبنظران جهت بهينه سازي سيستم مذكور و ايجــاد وحــدت رويه در دانشگاه.
 
بخش خريدهاي داخلي

خريد كليه لوازم مورد نيازواحدها، معاونت ها، و دانشكده ها اعم از خريدهاي عمومي و
اختصاصي توسط كارپرداز واحد با كسب نظر كارشناسان مربوطه انجام مي پذيرد


بخش مناقصات ، مزايده ها و امور قرارداد

انجام كليه امور مربوط به برگزاري مناقصه اعم ازآگهي در جرايد عمومي .
تهيه وتوزيع اسناد منــاقصه يا اسناد ارزيابي بين شركت كنندگان.
تشكيل جلســات كمسيون مناقصه.
بازگشــايي استعلا م ها و پيشنهادها .
تنظيم صورتجلسات تعيين برنده مناقصه يا مزايده.